Автоматизация бизнес-процессов с помощью BPM-системы

PM (business process management) — это концепция, рассматривающая управление организацией как совокупность бизнес-процессов. С ее помощью можно значительно повысить эффективность любого предприятия. Она позволяет сократить издержки, повысить качество обслуживания клиентов, улучшить корпоративные коммуникации и автоматизировать исполнение ряда процессов внутри компании. Давайте познакомимся с основами автоматизации и узнаем, зачем нужны системы управления эффективностью бизнеса (BPM-системы).

Основы процессного подхода к управлению

Управление бизнес-процессами (BPM) — это концепция менеджмента, ориентированная на последовательную оптимизацию деятельности организации. При этом подходе все операции внутри компании разбиваются на точные алгоритмы, выстроенные для достижения наибольшей эффективности. Иногда непрофильные бизнес-процессы невыгодно выполнять собственными силами предприятия — в таких случаях рекомендуется передать их на аутсорсинг третьей стороне. 

Для процессного управления используются системыBPM, которые представляют собойспециализированное программное обеспечение, с помощью которого реализуется концепция. Оно позволяет моделировать задачи и автоматизировать их исполнение. Многие BPM-системы предлагают готовые схемы наиболее популярных бизнес-процессов. Кроме того, они имеют встроенные аналитические инструменты для отслеживания эффективности. Используя такое ПО, предприятие может контролировать и последовательно совершенствовать все рабочие процессы. 

Более подробно о процессном подходе к управлению и  особенностях методики BPM можно прочитать в нашей статье по ссылке.

Преимущества процессного управления

Применение процессного подхода помогает повысить эффективность, производительность и гибкость организации. Последовательно совершенствуя рабочие алгоритмы и устраняя узкие места, с помощью BPM-системы компания может сократить издержки, повысить качество своей продукции и/или услуг, а также снизить итоговую стоимость производства.

Вдобавок ко всему, реализация процессного подхода дает возможность быстрее реагировать на изменения рынка и актуальные потребности клиентов. BPM-система позволяет оперативно адаптироваться к новым технологиям и бизнес-моделям. Эффективное управление процессами повышает конкурентоспособность компании и является важным фактором долгосрочного успеха.

Непродуманные и бессистемные внутренние операции могут обернуться настоящей катастрофой для любой компании. В таких условиях сотрудникам крайне неудобно контролировать и анализировать отдельные этапы выполнения задач. При отсутствии отлаженной системы управления BPM организация будет не в состоянии эффективно оптимизировать бизнес-процессы. 

Виды BPM-систем

Как правило, BPM-системы делятся на виды — существуют человеко-ориентированные, документо-ориентированные и системно-ориентированные решения. Хотя границы между ними постепенно размываются по мере консолидации рынка процессно-ориентированных платформ, большинство из них направлены на решение задач одной из трех основных категорий. Давайте подробнее рассмотрим каждую из них.  

1. Человеко-ориентированный BPM

Ориентированные на человека BPM-решения направлены на оптимизацию задач, которые невозможно выполнить без участия сотрудников. 

Человеко-ориентированные решения не полностью автоматизируют работу, а только упрощают интеграцию деятельности людей в бизнес-процессы. К примеру, путем рассылки автоматических оповещений и предупреждений о том, что определенное действие не было выполнено в срок.

Лучшие человеко-ориентированные BPM-системы имеют интуитивно понятный пользовательский интерфейс, призванный упростить исполнение бизнес-процессов для сотрудников. Они подходят для любых повседневных задач, в той или иной степени требующих участия людей. 

Человеко-ориентированные бизнес-процессы могут встречаться во всех отделах и подразделениях предприятий. К ним относится проверка данных, создание контента, принятие решений, подбор персонала и ряд других задач.

2. Документо-ориентированный BPM

Если ваша организация работает в сфере юриспруденции, машиностроения, клинических исследований или в любой другой отрасли, где активно используются отчеты и прочие документы, то вам с большой долей вероятности требуется решение именно этого типа.

Документо-ориентированные BPM-системы направлены на оптимизацию документооборота внутри компании. Они помогают эффективнее форматировать, проверять и подписывать бумаги, а также перемещать их между разными отделами и подразделениями организации.

Решения из этой категории позволяют оптимизировать все этапы документооборота внутри компании, включая прием, создание, регистрацию, передачу, согласование, подписание, хранение и обработку электронных и бумажных документов.

3. Системно-ориентированные BPM

Системно-ориентированные BPM-решения нацелены на объединение, автоматизацию и интеграцию корпоративных приложений с точечными решениями, используемые в отдельных подразделениях компании. 

Системы из этой категории призваны наладить бесперебойный поток данных между разными инструментами, задействованными в бизнес-процессах компании. Когда ваши программные системы связаны между собой, работа идет быстрее, ведь сотрудники проводят меньше операций вручную — и, следовательно, допускают меньше ошибок.

Системно-ориентированный подход направлен на минимизацию участия человека в бизнес-процессах. BPM-решения этой категории сочетают управление бизнес-процессами с сервис-ориентированной архитектурой (SOA) — модульным подходом к разработке программного обеспечения. 

Как правило, задача интеграции бизнес-процессов ложится на плечи сотрудников IT-отдела компании. Они внедряют в BPM систему управления ресурсами предприятия (ERP), систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и систему управления персоналом (HRMS), а также обеспечивают синхронизацию данных между ними. 

Автоматизация бизнес процессов с помощью BPM-систем

Автоматизация бизнес-процессов (business process automation или BPA) — это отдельное направление процессного управления, сосредоточенное на минимизации вмешательства человека во внутренние операции компании с помощью современных технологий. 

Обычно бизнес-процесс охватывает несколько подразделений и часто начинается с какого-либо действия. К примеру, при онбординге нового сотрудника система управления персоналом может запустить набор заранее подготовленных процессов, включающих отправку приветственного письма, настройку учетных данных и прочие шаги по введению новичка в должность. Автоматизация подобных этапов рабочего процесса повышает их эффективность и точность.

Основные цели BPA — повышение операционной эффективности, минимизация ошибок и стандартизация процессов. В совокупности все это освобождает сотрудников от рутины и позволяет им уделять больше времени стратегически важным видам деятельности. Автоматизируя повторяющиеся задачи, компания способна существенно повысить производительность и сократить расходы.

Автоматизация на базе BPM-системы: примеры использования

Внедрение BPM-системы в организации позволяет автоматизировать самые разные задачи. С ее помощью можно повысить эффективность обслуживания клиентов, увеличить продажи, упростить бухгалтерский учет, ускорить документооборот и усовершенствовать ряд других бизнес-процессов. Рассмотрим конкретные примеры автоматизации с помощью средств управления бизнес-процессами (BPM).

Функции HR-отдела

Хоть процесс найма сотрудников и может показаться несложным, он включает в себя множество задач. Заполнение анкет, проведение вводного инструктажа, организация тренингов, открытие зарплатных счетов, сбор необходимых документов, назначение наставников — вот лишь некоторые из них.

Без автоматизации HR-процессы могут приобрести хаотичный характер и привести к:

• бумажной волоките;

• пропуску определенных задач;

• неудовлетворенности сотрудников;

• низкой производительности. 

Утверждение вакансий, поиск кандидатов, обработка откликов, проверка соискателей на соответствие требованиям, HR-аналитика и прочие задачи отдела кадров могут быть существенно упрощены с помощью BPM-систем. Автоматизация обеспечит плавный переход от одной задачи к другой, поможет держать соответствующих сотрудников в курсе событий, а также предоставит возможность легко отслеживать состояние бизнес-процессов.

Техническая поддержка

Очень часто объем поступающих обращений в службу поддержки превышает возможности персонала по их обработке. С помощью BPM-системы можно контролировать входящие заявки. Программное обеспечение для автоматизации способно анализировать, классифицировать и направлять входящие заявки соответствующим операторам. 

Автоматизация бизнес-процессов в BPM-системе позволяет интегрировать все способы обращений клиентов, включая телефонные звонки, электронные письма, онлайн-чат и сообщения в социальных сетях. С ее помощью можно обеспечить бесперебойную и последовательное обслуживание по всем каналам. Также она способствует более эффективному управлению пользовательскими данными.

Инструменты автоматизации помогают быстрее и точнее отвечать на запросы клиентов, оперативно предоставляя операторам поддержки всю необходимую информацию для решения проблемы. Внедрение BPM-системы поднимет качество обслуживания и в результате приведет к повышению показателей удовлетворенности и лояльности.

Заявки на закупку

Заявки на закупку товаров, работ или услуг — повторяющийся процесс, встречающийся во многих организациях. Сотрудник заполняет форму и отправляет ее в специализированный отдел. Запрос рассматривается и отклоняется при недостаточной информации или в связи с бюджетными ограничениями. В случае одобрения создается заказ на поставку.

В случае отсутствия BPM-системы при обработке заявок могут возникнуть следующие проблемы:

• задержки при утверждении заказов;

• снижение производительности труда;

• неполные записи о поставках;

• ошибки в заявках на закупку;

• ошибки при организации доставки.

Внедрение BPM-системы для автоматизации части функций и обязанностей сотрудников поможет повысить прозрачность и обеспечить точную фиксацию данных, к которым при необходимости смогут получить доступ все заинтересованные стороны. Программное обеспечение также сохраняет все связанные с бизнес-процессом коммуникации, чтобы ускорить и упростить его выполнение.

Индивидуальная BPM-система под ключ

На рынке представлено множество готовых инструментов для реализации процессного подхода, но гарантированно удовлетворить все требования к BPM-системе сможет только индивидуальное решение, разработанное под конкретную организацию. Оно создается с учетом уникальных особенностей компании и бизнес-процессов, которые уже используются в ее работе. С его помощью можно повысить управляемость, эффективность и масштабируемость любого бизнеса.

Консалтинговая группа ИСУ предлагает профессиональные услуги по внедрению процессного подхода. Наши специалисты разработают специализированное решение для вашей компании и проведут все шаги по интеграции BPM, включая проектирование, моделирование и оптимизацию бизнес-процессов. Мы научим вас отслеживать эффективность работы и создавать идеальные регламенты. Оставьте заявку на сайте, чтобы вывести свою организацию на новый уровень!