Как контролировать отбор проб в программе 1С

Ручной контроль качества сырья и материалов – это постоянный риск человеческой ошибки, потеря времени и отсутствие прозрачности. Данные разнесены по Excel-файлам, регламенты остаются на бумаге, а о том, что партия не прошла проверку, производство может узнать только в момент, когда она уже заблокирована физически. Более эффективный способ контроля – встроить процесс отбора проб прямо в учетную систему. И реализовать этот механизм можно, используя средства 1С.

Как можно реализовать учет и обеспечить сквозной контроль в этом программном обеспечении? Рассмотрим основы организации процесса и способы реализации.

От регламента к действию: процессный подход как ядро системы

Главная проблема многих систем – их статичность. Они фиксируют результат, но не управляют процессом. Предлагаемое решение – использование встроенного в платформу 1С механизма бизнес-процессов (BPM), что превращает контроль в интерактивную карту маршрута.

Как это работает на практике:

Запуск процедуры. Кладовщик проводит в 1С стандартный документ «Приходный ордер». В этот момент система автоматически запускает бизнес-процесс входного контроля для каждой вновь созданной партии сырья. Ей присваивается статус «В процессе».
Задачи вместо звонков. Система не просто фиксирует факт, она действует. Каждый этап на карте маршрута генерирует определенную задачу для конкретного исполнителя. Задача появляется в его личном рабочем месте – специализированном интерфейсе, где нет ничего лишнего, только релевантная информация и поля для ввода.
Отбор проб и первичный контроль. Инспектору по сырью и материалам приходит задача «Отбор проб и первичный контроль». Открыв ее, он видит четкий перечень параметров для проверки, которые настраиваются под конкретный тип сырья. Это может быть внешний вид, цвет, запах, наличие сопроводительных документов, целостность упаковки. Все параметры и их нормативные значения уже заложены в систему и подтягиваются автоматически.
Принятие решений. Инспектор заполняет данные прямо в задаче. На основе этих сведений он может сразу принять ключевое решение:

пропустить – если все в порядке, задача завершается, и процесс переходит на следующий этап в лабораторию;
заблокировать – если обнаружены критические отклонения (например, плесень на сырье), инспектор может сразу инициировать блокировку. Задача уходит на утверждение руководителю, после чего партия получает статус «Не пройдено».

Такой подход гарантирует, что регламент выполняется неукоснительно. Система не позволит «перепрыгнуть» через этап или отправить сырье в лабораторию, пока не выполнен первичный осмотр.

Лабораторные исследования: фиксация всех показателей в системе

После успешного первичного контроля задача передается лаборанту. Она содержит индивидуальный набор показателей, к примеру, влажность, микробиология, химический состав и т.д. Если анализ занимает несколько дней, специалист может вносить данные поэтапно, сохраняя задачу как черновик, и завершить ее только когда все измерения будут готовы.

Все результаты осмотров и лабораторных исследований сохраняются в рамках одного бизнес-процесса. Это создает единую базу по каждой партии сырья. В любой момент можно открыть журнал входного контроля, найти нужную партию и в два клика увидеть полную историю ее проверки: кто, когда и какие именно параметры проверял, и какие результаты получил.

Системная блокировка для отбраковки некачественного сырья

Большое достоинство контроля проб, который реализован средствами 1С, заключается в том, что проверка реально блокирует процессы. Для этого партии сырья может быть присвоен один из трех статусов:

1. В процессе.

Процедура проверки еще не завершена. Партия находится на складе, но ее нельзя отобрать для производства.

2. Пройдено.

Все этапы контроля успешно пройдены. Партия доступна для использования.

3. Не пройдено.

Обнаружен брак. Партия заблокирована в системе.

Когда кладовщик пытается сформировать «Расходный ордер» для передачи сырья в цех, система заполняет документ по принципу FEFO (первым пришел – первым ушел), но выбирает исключительно партии со статусом «Пройдено». Партии со статусом «Не пройдено» подсвечиваются красным, их нельзя выбрать для назначения дальнейших задач. Физически отгрузить такую партию невозможно – система просто не дает запустить подобные процессы, что исключает попадание некачественного сырья в производство.

Коммерческие и операционные выгоды автоматизации контроля проб

Внедрение системы контроля отбора проб – это стратегическое решение, которое дает измеримые преимущества. И эту идею вполне можно реализовать, используя средства 1С. Программный контроль отбора проб имеет следующие достоинства:

Гарантия соблюдения регламентов и стандартов. Система гарантирует, что ни один этап контроля не будет пропущен. Это мощный аргумент для аудитов по ISO, HACCP и другим стандартам, где требуется доказательное соблюдение процедур.
Снижение операционных издержек. Уходит бесконечная переписка, звонки и устная передача данных между отделами. Все взаимодействие происходит через задачи в системе. Такой подход в среднем позволит сократить издержки на обслуживание самого процесса на 60 %.
Прозрачность и прослеживаемость. Автоматизированный контроль проб посредством 1С позволяет быстро отследить цепочку процессов по конкретной задаче или партии. Например, если был выявлен брак в готовой продукции, сразу будет понятно, какие характеристики имело сырье, по каким параметрам оно проверялось, кто отбирал пробы и т.д.
Быстрый вход в должность новых сотрудников. Инспектору или лаборанту не нужно изучать кипу документов и запоминать сложные маршруты. При необходимости отбора проб для анализа качества система сама проводит задачу, определяя очередность этапов.

Реализовать на практике контроль отбора проб в 1С помогут специалисты нашей компании. Мы занимаемся разработкой и внедрением подобных решений и имеем множество успешных кейсов для различных сфер бизнеса и промышленности. Вы получите не просто программу, а реальный инструмент контроля отбора проб, снижающий к минимуму влияние человеческого фактора.

Обращайтесь для проведения детальной консультации и подготовки коммерческого предложения.