Процессный подход к управлению: как оптимизировать работу компании

Процессный подход к управлению или business process management (BPM) — это особый способ ведения бизнеса, при котором вся деятельность компании рассматривается в виде совокупности связанных между собой процессов. Он помогает стандартизировать и оптимизировать работу предприятия для достижения стратегических целей. Давайте узнаем, как внедрить процессный подход к управлению организацией и почему именно эта концепция делает бизнес эффективнее.

процессный подход к управлению

Что такое процессный подход к управлению

Бизнес-процесс — это повторяющееся действие или набор действий, направленных на решение определенных задач и формирование результата. Алгоритм должен иметь четкие цели, быть как можно более конкретным и давать последовательные результаты. Можно сказать, что все рабочие задачи, которые выполняют сотрудники, так или иначе являются бизнес-процессами.

К примеру, выдача сим-карты — это бизнес-процесс. Оператор сотовой связи принимает заявку от нового клиента, оформляет необходимые документы, предлагает дополнительные услуги, вносит информацию в базу данных. Это стандартизированное и повторяемое действие, которое приносит результат.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это парадигма менеджмента, предполагающая постоянное совершенствование и оптимизацию этих процессов. Каждый из них должен приносить компании как можно больше пользы. Если она не в состоянии выполнять определенные из них собственными силами из-за нехватки средств или ресурсов, то можно прибегнуть к аутсорсингу бизнес-процессов. Многие организации передают непрофильные задачи на обслуживание сторонним компаниям — например, управление персоналом (HR) или бухгалтерский учет.

Процессная модель управления предполагает постоянное измерение эффективности бизнес-процессов. Для этого производится бенчмаркинг, то есть сопоставительный анализ. Результаты компании обычно сравниваются с метриками основных конкурентов. Если бизнес-процесс не достигает желаемых целей, то его необходимо усовершенствовать.

Процессное управление организацией подразумевает внедрение BPM-системы — специального программного обеспечения, упрощающего реализацию подхода. С его помощью можно автоматизировать задачи, отслеживать эффективность их выполнения и оперативно вносить улучшения.

Основы процессного управления

Процессно-ориентированное управление подразумевает стандартизированный подход. Каждый BPM-процесс обязательно включает ряд параметров, которые в совокупности точно описывают всю его суть. При отсутствии какого-либо из них алгоритм нельзя назвать законченным.

Процессное управление организацией должно учитывать следующие элементы:

Вход и выход. Каждый процесс с чего-то начинается и чем-то заканчивается. Алгоритм запускается с точки входа, а завершается в точке выхода. В вышеупомянутом примере вход — это заявка клиента, а выход — выдача сим-карты. Окончание одного бизнес-процесса может также являться началом другого.
Ресурсы. Бизнес-процесс должен включать перечень всех сотрудников, материалов и оборудования, необходимых для достижения результата. В случае сотового оператора из нашего примера сюда входит программное обеспечение, документы, деньги и остальные ресурсы, необходимые для выдачи сим-карты.
Метрики эффективности. При создании процесса надо заранее определить показатели, на основе которых можно будет оценить успешность алгоритма. Можно использовать любые подходящие KPI и метрики — стоимость привлечения клиента, обратная связь, скорость выполнения работы и многое другое.
Регламент. Этот элемент включает непосредственно методики выполнения работ: очередность действий, стандарты выполнения, правила принятия управленческих решений и многое другое.
Владелец. К каждому бизнес-процессу должен быть приставлен сотрудник, отвечающий за его выполнение. Он управляет выделенными ресурсами согласно регламенту.
Исполнители. Помимо руководителя, к бизнес-процессу подключаются и рядовые сотрудники, выполняющие необходимую работу. В случае вышеупомянутого примера это агент поддержки сотового оператора, курьер, доставивший сим-карту.

При системном процессном управлении руководителям не нужно постоянно мониторить все открытые задачи. В подчинении начальства находятся подразделения — владельцы процессов, контролирующие их выполнение.

Непосредственно алгоритм воплощается в жизнь без строгого контроля. У исполнителей должны быть все полномочия для выполнения работы. Если что-то пойдет не так и бизнес-процесс прервется, то в дело вмешается владелец и поможет решить проблему.

процессное управление организацией

Категории процессного управления

Понятие BPM довольно широкое, поэтому управление процессами обычно делят на три основных категории, каждая из которых имеет свои уникальные характеристики и сферы применения.

Человеко-ориентированный BPM

Этот тип BPM ориентирован на процессы, которыми занимаются люди. Как правило, это творческие задачи, в которых принятие решений зависит от человека.

Примеры человеко-ориентированных бизнес-процессов: создание контента, перевод текста, принятие решений, подбор персонала.

Документо-ориентированный BPM

Эта категория сосредоточена на процессах, связанных с бумажными и электронными документами. При работе с ними необходимо тщательно соблюдать политику компании, отраслевые стандарты и нормативные требования. К документо-ориентированному BPM относятся юридические и бухгалтерские процессы, в ходе которых производится маршрутизация договоров и соглашений для рассмотрения и подписания.

Примеры документно-ориентированных процессов: электронные подписи, обработка и хранение изображений, автоматическое составление отчетов.

Системно-ориентированный BPM

Этот тип управления бизнес-процессами BPM направлен на объединение, автоматизацию и интегрирование в корпоративные приложения — систему управления ресурсами предприятия (ERP), систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также систему управления персоналом (HRMS). Иногда этот вид BPM называют интеграционно-ориентированным.

Примеры системно-ориентированных процессов:синхронизация любых маркетинговых инструментов с CRM-системой для передачи данных и информации без значимого участия человека.

Преимущества процессного подхода к управлению

Давайте рассмотрим ключевые преимущества процессного управления, которые помогут вашему бизнесу расти и процветать. Каждое из них может оказать существенное влияние на развитие компании, поэтому вы должны понимать их значимость.

Внедрение процессного управления приносит следующие плюсы:

Повышенная эффективность. Одно из наиболее очевидных преимуществ процессного метода управления. Когда все алгоритмы работы упорядочены и доведены до автоматизма, сотрудникам становится гораздо проще работать. Кроме того, руководители могут быстро определить узкие места благодаря прозрачности процессов.
Сокращение расходов. Процессный подход во входном контроле качеством помогает сократить расходы за счет оптимизации операций и устранения узких мест. Автоматизируя задачи и повышая эффективность процессов, организация может сэкономить на зарплате сотрудников, материалах, доставке и многих других вещах. Кроме того, применение бизнес-процессов существенно повышает гибкость управления — благодаря такому подходу компания способна быстро реагировать на изменения рынка и сохранить конкурентоспособность.
Повышенная удовлетворенность клиентов. Людям нравится, когда бизнес-процессы идеально выверены и как можно более эффективны. Они ценят возможность быстро и просто получить то, что им нужно. Потребители с большей вероятностью повторно обратятся в компанию, если у них уже есть положительный опыт сотрудничества с ней. Особенности бизнес-процессов помогают организациям точнее определить потребности и предпочтения аудитории. На основе полученной информации они могут предлагать более актуальные продукты и услуги, способные заинтересовать потенциальных клиентов.
Более точные данные. Процессный подход позволяет увеличить точность получаемых данных. Информацию гораздо проще отслеживать и анализировать, когда задачи автоматизированы и согласованы. Предприятия могут принимать более точные решения на основе достоверной информации, а не полагаться на догадки и интуицию.
Повышенная гибкость и масштабируемость. По мере роста бизнеса регулярно возникает необходимость в добавлении новых процессов и расширении штата. При наличии системы управления BPM масштабировать компанию становится гораздо проще. Благодаря автоматизации и стандартизации можно добавлять новых сотрудников, не прерывая рабочий процесс.
Ускоренная обработка заказов. В современной конкурентной среде быстрые сроки выполнения заказов являются залогом успеха. Процессный подход и отлаженная BPM-система способствует повышению скорости работы.

Этапы жизненного цикла ВPM

Процессный метод управления, как уже отмечалось, охватывает множество областей. Жизненный цикл BPM состоит из пяти фаз: проектирование, моделирование, исполнение, мониторинг и оптимизация процессов.

Каждая стадия опирается на предыдущую, в результате образуя эффективную систему, отвечающую потребностям бизнеса. Чтобы как можно лучше оптимизировать каждый процесс, важно знать об этапах жизненного цикла и различать границы каждого из них.

Шаг №1: Проектирование

Этап проектирования процессов — это основа успешного внедрения BPM для управления эффективностью бизнеса. Он заключается в определении текущего состояния ваших бизнес-процессов и разработке плана по их улучшению. Необходимо определить стратегические цели бизнеса и процессы, которые необходимо переделать для достижения этих целей.

Шаг №2: Моделирование

После анализа и проектирования бизнес-процессов на первом этапе можно приступать к их моделированию. Иными словами, нужна визуализация разработанных алгоритмов.

Для определения ключевые характеристик процессов обычно составляют карту бизнес-процессов — графическое отображение рабочих схем. Это универсальный инструмент, упрощающий внедрение BPM.

Шаг №3: Исполнение

На этапе реализации бизнес-процесса воплощается в жизнь ранее полученная модель.

Перед полноценным добавлением нового процесса необходимо протестировать его и убедиться, что он работает так, как задумано. Это поможет выявить потенциальные проблемы и внести соответствующие коррективы до полномасштабного внедрения.

Шаг №4: Мониторинг

Для оценки созданного процесса установите ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators) и отслеживайте их. Метрики зависят от типа бизнеса и конкретной задачи, которую вы пытаетесь улучшить.

Мониторинг KPI позволяет выявить узкие места процессов. После этого можно переходить к оптимизации — заключительному этапу жизненного цикла управления бизнес-процессами.

Шаг №5: Оптимизация

Последний этап оптимизации заключается в непрерывном совершенствовании бизнес-процессов. Его цель — продолжать повышать эффективность работы.

Внедрение BPM-системы в любой бизнес

Для реализации процессного подхода используется специальное ПО — BPMS (Business Processes Management Suite). Это комплексные системы управления эффективностью бизнеса, которые позволяют проходить все этапы жизненного цикла BPM. С их помощью можно строить модели, разрабатывать регламенты, формировать отчеты и многое другое.

Хотите пользоваться всеми преимуществами процессного подхода? Консалтинговая группа ИСУ предлагает решения для любого бизнеса. например у нас можно заказать автоматизацию процессов контроля качества. С нашей помощью вы сделаете свою компанию более управляемой, эффективной и масштабируемой. Мы проведем интеграцию BPM через модуль 1С для управления бизнес-процессами и научим пользоваться им. Оставьте заявку и выведите свою организацию на новый уровень!