Заказ покупателя в 1С:УНФ

Заказ покупателя в 1С УНФ

Заказ покупателя один из ключевых документов программы 1С:Управление нашей фирмой. Все крутится вокруг заказа, и именно заказ является отправной точкой для выполнения  дальнейших действий по реализации потребности покупателя.

Документ можно создавать на основании События, непосредственно из карточки покупателя (в справочнике Контрагенты – Создать на основании), или просто в списке документов Заказы покупателей. Список находится по гиперссылке панели навигации CRM  – Заказы покупателей или Продажи – Заказы покупателей:

 

Рисунок 1

Рассмотрим подробно основные реквизиты Заказа покупателя:

• Вид и состояние указывает этап работ с заказчиком.

Состояние это очень интересный реквизит, позволяющий отражать прохождение заказа по стадиям исполнения. Состояние заказа может принимать значений из тех состояний, которые определены пользователем программы в списке Состояния заказов покупателей:

 

Рисунок 2

 

Список состояний можно сформировать по своему усмотрению, он будет отражать этапы цепочки выполнения заказа, принятые в конкретной компании. Но сделать это лучше в самом начале работы с программой.

При успешном выполнении заказа реквизит Состояние устанавливается в значение Завершен. Для отмены заказа также следует установить значение Завершен. В обоих случаях, при выборе состояния Завершен в документе появляется вкладка Завершение заказа, в которой можно выбрать завершен заказ Успешно или Отменен.

• В реквизитах Контрагент и Договор (см рисунок 3) необходимо указать покупателя и договор, в рамках которого планируется отгрузка.

Если в карточке контрагента в группе Учет взаиморасчетов не установлен флажок По договорам, то поле Договор в заказе покупателя будет отсутствовать.

• В поле Отгрузка указывается плановая дата отгрузки по заказу (см рисунок 3);
• Операция – выбирается из двух типов: заказ на продажу и заказ на переработку. При регистрации заказа на переработку можно указать перечень сырья и материалов, которые заказчик должен предоставить организации для изготовления продукции.
• В поле Склад (резерв) (на вкладке Дополнительно) указывается склад, на котором будут зарезервированы товары под данный заказ. Резервирование запасов является не обязательной операцией и выполняется по желанию.

 

Рисунок 3

 

Далее в заказе заполняется таблица Товары, услуги, где указывается перечень продаваемой номенклатуры, а так ее:

• Количество;
• Цена, Суммы и Сумма НДС, которые заполнятся по  выбранной цене по ссылке Цены и валюты, пример на рисунке 3.
• Скидка автоматическая применяется по данным, указанным в программе в справочнике Скидки, а далее по нажатию кнопки
• Скидка ручная - заполняется по параметрам выбранные по ссылке Цены и валюты;

На вкладке Доставка  можно внести следующую информацию:

• Информацию о получателе - Получатель, Телефон и Почта, которые будут заполнены данными из карточки контрагента.
• Объем и вес посылки – заполнятся по объему и весу, из карточки номенклатуры;
• Способ доставки, который может принимать один из четырех вариантов – Самовывоз, Пункт выдачи, Курьер, Почта.  Выбранный способ доставки влияет на доступность и состав полей, например время доставки, адрес.
• Стоимость доставки, которая будет включена в итоговую сумму заказа покупателя;

 

Рисунок 4

 

После заполнениях данных о доставке, для управления процессом передачи заказов курьеру создается документ Маршрутный лист (раздел Продажи - Доставка). В документ попадают заказы в фиксированным состоянии  для доставки (рисунок 2)  и с заполненными данными о способе доставке (рисунок 4).

Далее в  заказе покупателя можно запланировать оплату на закладке Платежный календарь (рисунок 5). Здесь можно указать планируемые даты, способ оплат и процент, который должен быть выплачен не позднее указанной даты. Суммы оплаты (процента) и НДС будут рассчитаны автоматически.

 

Рисунок 5

 

После проведения Заказа покупателя, в программе происходят следующие изменения:

1. Фиксируется факт заказ покупателя выбранных номенклатурных позиций.
2. Заказанные номенклатурные позиции ставятся в график движения запасов.
3. Если по заказу резервируются товары, то происходит резервирование товаров на указанном складе, под данный заказ.

Печать заказа покупателя

Печать счета на оплату  производится через кнопку Печать – Счет на оплату.

Для выбора открывается две печатные формы Счет на оплату и Счет на оплату (частичная). В счет на частичную оплату как раза попадает запланированный платеж с вкладки Платежный календарь, где можно запланировать как всю сумму, так и процент оплаты.

 

Рисунок 6

 

Резервирование под заказ покупателя

Резервировать номенклатуру под заказ можно двумя способами:

1-й способ. В таблице Товары, услуги заполнить колонку Резерв, а на закладке Дополнительно – Склад (резерв):

 

Рисунок 7

 

Если ничего не указано, то товар не резервируется.

2-й способ. Ввести на основании заказа покупателя новый документ Резервирование запасов. Документ доступен только в том случае, если в настройках программы раздела Закупки  установлен флажок Использовать резервирование запасов.

 

Рисунок 8

 

В колонках Исходное место и Новое место указывается склад или подразделение, в которых должен размещаться резервируемый товар до и после резервирования, или документы Заказ покупателя, Заказ поставщику, Заказ на производство.

Например, если требуется зарезервировать под заказ покупателя товар, имеющийся на складе или заказанный у поставщика, то в качестве исходного размещения ничего не указывается, а в качестве нового размещения указывается склад, заказ поставщику или заказ на производство.

Если необходимо снять с резерва товар, который был зарезервирован ранее под заказ покупателя, то в качестве исходного размещения указывается текущее место резерва – склад или заказ, а колонка нового размещения остается незаполненной.

Калькуляция заказ

В документе Заказ покупателя можно сделать предварительную калькуляцию и определить плановую себестоимость заказа. Открывается предварительная калькуляция из формы заказа покупателя по ссылке  +Калькуляция заказа (см рисунок 9), расчет выполняется автоматически при открытии формы.

 

Рисунок 9

 

Работать с калькуляцией (см. рисунок 10) возможно в двух режимах: с отображением данных по себестоимости и прибыли или с отображением только данных по количеству и сумме продажи. Переключаться между режимами можно с помощью кнопки  .

При включенном отображении данных по себестоимости пользователь может выбирать, по какой цене рассчитывать себестоимость заказа: по последней цене закупки, по ценам конкретного поставщика или по одному из заведенных в базе видов цен.

Для пересчета калькуляции следует использовать кнопку Обновить калькуляцию.

 

Рисунок 10

 

Калькуляцию можно загрузить из табличного документа или расчетной программы с помощью универсальной загрузки данных из внешних источников, вызываемой по кнопке  .

Расчет плановой себестоимости заказа, состоящего из изделий и полуфабрикатов, производится на основании спецификаций.

Готовая калькуляция сохраняется в заказе покупателя и доступна для просмотра и редактирования по гиперссылке Калькуляция заказа.

Сравнить плановый расчет с фактическими доходами и расходами по заказу можно в «Сводном отчете по заказу» (см. рисунок 11),открыть который можно из формы заказа по ссылке Сводно о заказе, рядом с Калькуляцией заказа.

 

Рисунок 11

 

Исполнение заказов покупателей

Исполнение связано, в первую очередь, с обеспечение потребности по заказам. Обеспечить можно следующим способом:

1. Зарезервировать товары (продукцию) под этот заказ на складе, при условии наличия на складе;
2. Произвести (если речь идет об изготовлении продукции);
3. Купить у поставщика (если речь идет о покупных товарах);
4. Взять на реализации у комитента;

Данный вариант доступен, если в настройках программы установлена опция Использовать прием товаров на реализацию по договору комиссии.

5. Заказать переработчику.

Данный вариант доступен, если в настройках программы установлена опция Использовать передачу сырья и материалов в переработку.

Рассмотрим  способ 3 - заказать товар поставщику, без учета взаиморасчетов. Исполнение заказа в этом случае будет состоять из следующих этапов (рисунки 12-14):

• Создание документа Заказ поставщику, на основании Заказа покупателя. Заполнение заказа покупателя не обязательно.

 

Рисунок 12

 

• Поступление товаров от поставщика документом Приходная накладная

 

Рисунок 13

 

• Далее резервирование под заказ клиента, одним или другим способом, описанным ранее.
• Отгрузка клиенту, с помощью документа Расходная накладная (см. рисунок 14).

Отгрузка товара

Документ  Расходная накладная можно ввести на основании Заказа покупателя. Документ заполнится товарами по заказу, которые еще не были отгружены клиенту.  Если товар был зарезервирован, то заполнится резерв, для списания товара из резерва.

 

Рисунок 14

 

Далее необходимо дозаполнить следующие реквизиты на вкладке Дополнительно:

• Подразделение – это структурное подразделение, осуществившее продажу;
• Ответственный -  сотрудник, отвечающий за отгрузку, чаще всего менеджер по продажам, заключивший сделку;
• Грузоотправитель и грузополучатель – реквизиты для заполнения печатной формы накладной и счет-фактуры.

При проведении документа Расходная накладная продукция фактически отгружается со склада, и состояние взаиморасчетов с покупателем изменяется.

В документе  Расходная накладная предусмотрено несколько печатных форм документа (см рисунок 15).  Для выписки счет-фактуры,  нужно отдельно создать документ по гиперссылке Счет-фактура, а далее распечатать по кнопке Печать.

 

 Рисунок 15

 

Взаиморасчеты с клиентом

Аванс от клиента оформляется с помощью документа Поступление в кассу или Поступление на счет.

 

Рисунок 16

 

В документе  Расходная накладная предусмотрен зачет аванса, если такой имеется по заказу покупателя, на вкладке Оплата – Автоматически или вручную. После зачета, сумма попадает в Зачет предоплаты (итог) документа Расходная накладная:

 

Рисунок 17

 

Оставшуюся сумму – постоплату необходимо оформить так же с помощью документа Поступление в кассу или Поступление на счет.

Анализ заказов покупателей

Список заказов (см рисунок 1) содержит информацию о выполнении заказа, состоянии заказа, о проценте оплаты по заказу. Степень отгрузки и оплаты обозначается с помощью круговых диаграмм. Информация о выполнении заказа представлена в виде отображения строк заказов: серым обозначены закрытые заказы, зачеркнутая строка означает, что заказ отменен.

Подробный анализ текущего заказа покупателя по отгрузке и оплате можно оценить  с помощью отчета Анализ заказ покупателя. Отчет открывается из карточки заказа:

 

Рисунок 18

 

Для анализа  всех заказов также можно использовать отчеты в разделе Продажи:

• Заказы покупателей. Этот отчет позволяет проанализировать, что именно заказали нам покупатели, в каком количестве. В графе Заказано показывается количество заказанной продукции, в графе Выполнено – количество фактически отгруженной продукции, в графах нач ост (на начало) и кон ост (на конец) показывается количество заказанной, но не отгруженной продукции (товаров, работ, услуг) на начало и конец периода соответственно.

 

 Рисунок 19

• Анализ выполнения заказов покупателей

 

 Рисунок 20

 

• Анализ оплаты по заказам покупателей

 

 Рисунок 21

 

• Продажи. Если сгруппировать отчет по контрагенту и заказу покупателю, то отчет покажет продажи в натуральном и стоимостном выражении в разрезе позиций и покупателей:

 

 Рисунок 22